Seloste henkilötietojen käsittelytoimista/tiedote asiakkaille

TIETOSUOJASELOSTE - ASIAKASREKISTERI

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: SET Promotion Oy

Kimokatu 1, 20380 Turku, puhelin +358 40 646 3203

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö: Kalle Pinomäki, kalle.pinomaki@setpromotion.com, +358 40 579 5075

2. Rekisterin nimi

SET Promotion Oy:n asiakasrekisteri.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään asiakkaan ja SET Promotion Oy:n väliseen asiakas- tai yhteistyösuhteeseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi. Henkilötietoja käsittelemme pääasiallisesti rekisteröidyn suostumuksen perusteella. Lisäksi käsittelyperusteena saattaa olla asiakkaan ja SET Promotion Oy:n välisen sopimuksen täytäntöön paneminen tai joissakin tapauksissa myös rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on

• asiakas- ja/tai yhteistyösuhteen perustaminen,
• asiakas- ja/tai yhteistyösuhteen ylläpito,
• asiakas- ja yhteistyösuhteisiin liittyvien velvoitteiden hoitaminen,
• mahdollisiin asiakas- ja yhteistyökumppanuussuhteisiin liittyvien yhteydenottojen hoitaminen,
• paremman asiakaspalvelun ja -kokemuksen luominen,
• asiakas- ja markkinointiviestintä,
• asiakassuhteisiin liittyvä analytiikka ja tilastointi,
• väärinkäytösten estäminen, sekä
• asiakkaiden ja rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen varmistaminen.

Jos käsittelyn perusteena on suostumus, asiakas voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Voimme kuitenkin käsitellä henkilötietoja suostumuksen peruuttamisesta huolimatta, jos siihen on joku muu edellä mainittu peruste. Suostumuksen mahdollinen peruuttaminen ei myöskään rajoita sellaisten tietojen käsittelyä, jotka on annettu ennen suostumuksen peruuttamista.

 Emme käytä asiakasrekisterin tietoja automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. 

4. Rekisteröityjen ryhmät

Käsittelemme meihin asiakassuhteessa olevien tai sellaiseen haluavien henkilöiden henkilötietoja.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

• henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio,
• yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite),
• www-sivustojen osoitteet,
• tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa,
• tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista,
• laskutustiedot ja maksutiedot,
• muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot,
• asiakas- ja yhteistyökumppanipalautteet ja yhteydenotot,
• tuotteisiin ja palveluihin liittyvät kyselyt ja pyynnöt,
• reklamaatiot,
• suoramarkkinointikiellot,
• segmentointi- ja profilointikiellot,
• yhteyshenkilön käyttämä kieli.

IP-osoitteita ja verkkopalvelujemme toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Saamme tallennettavat tiedot pääsääntöisesti henkilöiltä itseltään mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa meille tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme luovuta tietoja säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

 Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet sekä säilytysajat

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojaamme asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehdimme asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjänä huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsittelemme luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan käsittely kuuluu.

Rekisteröityjen henkilötietoja säilytämme niin kauan kuin on tarpeen tässä tietosuojailmoituksessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Arvioimme säännöllisesti rekisteröityjen henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuuden, minkä lisäksi huolehdimme kaikista kohtuullisista toimenpiteistä varmistaaksemme, etteivät henkilörekisterit sisällä yhteensopimattomia, tarpeettomia, vanhentuneita tai virheellisiä rekisteröityjen henkilötietoja.

Poistamme kaikki henkilötiedot viipymättä, jos meillä ei ole perusteita käsitellä rekisteröityjen ​​henkilötietoja tämän tietosuojailmoituksen tai henkilötietojen käsittelyyn soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Voimme tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Vastaamme rekisterissä olevalle henkilölle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Voimme tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Vastaamme rekisterissä olevalle henkilölle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).